MS Access : "Mari Belajar Memasak"- Menu kedua

Assalamualaikum..

Alhamdulillah dapat lagi saya berkongsi sedikit sebanyak berkenaan Ms Access sebagai alat untuk memajukan diri ataupun organisasi tempat anda bekerja melalui blog "Penambahbaikan Berterusan.." ini.

OK menu yang kita cuba buat kali ini berkenaan dengan Bajet, atau Budget kalau dalam bahasa omputeh.
Cara untuk membuatnya adalah seperti berikut. (Kita cuba membuat seringkas yang  mungkin kali ni).

Langkah 1: Buat Senarai bahan2 mentah (Table) yang diperlukan. 
Untuk permulaan kita buat 1 table dulu tapi kena pikir betul2 bahan yang mesti kena ada untuk memasak. takut nak masak lain, lain pula jadinya nanti.
Ok senarai bahan mentah  yang diperlukan seperti berikut;
1. Tarikh Senarai(nak tahu bila bajet tu dibuat atau disenaraikan)
2. Perkara (apa nama bajet tu)
3. Kategori (nak tahu simpanan ke, makan ke, sekolah ke, hutang ke bil ke dsb..)
4. Jumlah
 dan boleh juga tambah bahan2 berikut
5. Tarikh ubah (bajet)
6. Catitan (tambahan informasi berkenaan bajet)

Design View

Langkah 2: Menyediakan bahan2 yang diperlukan tadi (Masukkan Data kedalam Table la..)

2-a: Mula2 kita masukkan data dekat Tarikh dan di ikuti Perkara - cth perkara adalah
1. Bayaran Bulanan Kereta
2. Bayanan Bulanan Rumah
3. Bil Air
4. Bil Tel
5. Bil Letrik
6. Yuran Bulanan Sekolah
7. Bayaran Kad Kredit
8. Makan
9. dan sebagainya mengikut masing2 punye bajet.


2-b: Kemudian masukkan Kategori untuk perkara diatas contohnya;

Bayaran Bulanan Kereta dan Rumah --> Kategori Pelaburan
Bil Air, Letrik, Tel --> Kategori Bil
Yuran Bulanan Sekolah --> Sekolah
dan sebagainya yang bersesuaian..

2-c: Isikan data2 yang lain seperti catitan dan jumlah ikut kesesuaian

Datasheet View - Selepas dimasukkan data

Dengan ini penyediaan bahan2 sudah lengkap. boleh la ke proses untuk memasak..

Langkah 3: Menyediakan Menu (Queries). (Menu hanya boleh menggunakan bahan2 yang telah disediakan saja..)
Dengan bahan yang disediakan tadi kita akan menyediakan menu berikut;
1. Jumlah Bajet untuk sesuatu tarikh disenaraikan.
2. Jumlah Bajet untuk Setiap Kategori Pelaburan ke, Simpanan Ke, Sekolah Ke, Bil2 ke dsbnya..
Kedua2 menu diatas kita gunakan menggunakan teknik "Summary"

Untuk menu 1. Jumlah Bajet untuk sesuatu tarikh disenaraikan-Kita hanya perlu menjumlahkan kesemua bajet yang mempunyai tarikh senarai yang sama. Kegunaannya adalah kalau budget kita sentiasa berubah bulan ke bulan dan kita ingin mengekalkan rekod bajet kita untuk rujukan kemudian.
Field yang perlu dipilih adalah "Tarikh Senarai" dan "Jumlah"
Hasilnya akan Jadi Seperti Berikut  (Budget ini saya buat berdasarkan 3 tarikh yang berbeza - awal tahun (1 Jan 2012), 24 Jun 2012 dan 30 Jun 2012 untuk menunjukkan perubahan dalam bajet)

Untuk Menu 2: Jumlah Bajet Untuk Setiap Kategori- Kita hanya perlu menjumlahkan kesemua bajet yang mempunya kategori yang sama. Kegunaanya kita dapat mengetahui dalam kategori mana duit kita dibelanjakan samada kita banyak kepada bil ke, makan ke, sekolah ke, simpanan ke dan sebagainya.
Field yang perlu dipilih adalah "Kategori" dan "Jumlah"
Hasilnya akan jadi seperti Berikut.
(kerana saya buat bajet dalam 3 tarikh yang berbeza, setiap kategori juga ditunjukkan jumlah bagi setiap tarikh)

Ini baru permulaan untuk bajet database - kemudian kita akan belajar untuk menggabungkan bajet dan queries dalam satu form page (mukasurat) supaya senang difahami.

Selamat mencuba..
Tak lupa nak ucapkan selamat berpuasa untuk semua...wassalam..


Nota Tambahan;
25 Nov 2012 Sample Table yang digunakan saya telah upload di Facebook
http://www.facebook.com/groups/353653968019858/files/