MS Access: "Mari Belajar Memasak " - Menu Pertama (Sambungan 3)

Assalamualaikum!

Bertemu kita lagi untuk belajar memasak dengan bahan yang terhad. Mari kita lihat  kepada tugasan kita yang lepas seperti Berikut.

1. Senarai Pelajar yang Mengambil SPM
2. Senarai Pelajar Perempuan yang Dapat 5A dalam UPSR
3. Bilangan Pelajar yang mendapat 8A dalam PMR
4. Bilangan Pelajar Cina didalam senarai peperiksaan

Dalam Entry yang lepas kita telah menunujukkan cara untuk menbuat tugasan no 1. dan. 2 iaitu hanya menggunakan Simple Queries yang menggunakan teknik "Filtering".

Kali ini kita akan belajar bagaimana dengan data/bahan yang kita ada untuk memasak menu berkenaan dengan rumusan (memerlukan kepada teknik pengiraan).

Untuk data yang sedikit langsung tidak mendatangkan masalah untuk mengira secara manual. Tapi bagaimana kalau di Pejabat Pendidikan Negeri (sudah semestinya mereka akan membayar untuk membuat sistem pengkalan data), Bagaimana pula disekolah2?, adakah mereka menyimpan semua data keputusan peperiksaan dari tahun2 terdahulu untuk dianalisa pencapaian sekolah terbabit samada keputusan peperiksaan sentiasa meningkat atau naik turun atau merudum atau sebagainya.

Dengan MS Access, ia mempunyai Queries yang mampu melakukan pelbagai tugasan yang kadangkala tak terfikir oleh diri kita.

Jadi untuk tugasan no. 3 dan no. 4 kita kan menggunakan teknik "Summary". Teknik "Summary" adalah dimana kita menggabungkan (Group) rekod yang sama dan mengira (Count) bilangan rekod didalam setiap group tadi.

Nota Penting:
Kita perlu memilih "Field" yang hanya diperlukan sahaja untuk tugasan ini untuk mendapat keputusan yang dikehendaki.

Baiklah untuk tugasan No. 3, Kata kunci kita adalah 8A--> "Kelulusan" dan PMR--> "Peperiksaan"
Sama juga tugasan no. 1 dan no. 2, kita akan menggunakan simple queries dengan hanya memilih Field  "Kelulusan" dan "Peperiksaan". Queries kita akan mendapat keputusan seperti berikut.
Kita sudah dapat melihat hanya senarai Kelulusan dan Periksaan dipamerkan. Tetapi tiada lagi grouping dan count secara automatik.

Datasheet View Selepas Simple Query Wizards

Untuk langkah seterusnya, kita tukarkan queries tadi kepada Design View dimana kita akan melakukan teknik Grouping and Counting.

Queries View - Standard

Apa yang kita perlu lakukan adalah click cursor pada Symbol Sigma (Total). Kita akan dapati Queries Design kita dibawah bertambah satu baris bertajuk "Total" dan cell dibawah "Kelululusan" dan "Peperiksaan" tadi tertulis "Group By" bermakna menggabungkan data yang sama dalam satu kumpulan.

Queries View apabila Butang "Total- Sigma" di pilih

Apa yang tertinggal lagi adalah mengira data dalam setiap group/kumpulan tadi. Caranya adalah dengan memasukkan satu lagi field "Peperiksaan" kedalam Queries tadi. Untuk Field ini tukar dari "Group By" kepada "Count".

Ada 2 Field Peperiksaan Dipilih- satu Group By dan satu Count

Dan kita dapat melihat terus bilangan orang yang mendapat keputusan 8A dalm PMR adalah seramai 2 Orang. Disamping itu kita jugak dapat melihat bilangan kelulusan untuk peperiksaan yang lain juga.

Bagaimana dengan tugasan No. 4?- Kata kuncinya adalah "Cina" dan  "Keturunan", bagaimana nak membuatnya, terserah kepada anda sebab teknik yang digunakan adalah sama dengan no. 3. Keputusan queries adalah seperti di bawah;

Wassalam.