Agaknya apa kelebihan ataupun apa yang kita dapat buat apabila rekod kita mengandungi tarikh..
Saya perhatikan kebanyakan pengguna Ms Excel ataupun MS Access tidak begitu peduli untuk memasukkan tarikh dengan format yang betul.
Kebanyakannya suka memasukkan data dalam format yang berbentuk text.
Contoh2 format yang berdasarkan tarikh format adalah seperti ;
10 Jan 2013, 10 Jan 13, 10-Jan-13, 10-1-13, dan sebagainya.
Manakala Contoh2 format yang tidak berdasarkan tarikh format (Text) adalah seperti ;
10.1.2013, '10 Jan 2013 (Meletakkan simbol di depan seperti dalam excel) dan sebagainya.
*Nota:
Dalam entry yang lepas saya ada lampirkan jenis data type yang perlu disetkan terlebih dahulu apabila kita membuat sesuatu table dalam MS Access. Jadi dalam Access kalau kita telah setkan Jenis Data kepada Date/Time, ia dapat menghalang format bukan tarikh dimasukkan, tetapi tidak pada Excel. http://meliawe-tutorial.blogspot.com/2012/11/ms-access-tip-table-data-type-jenis-data.html
Jadi apa kebaikan bila kita memasukkan dengan format yang betul?
<Penerangan>
Apabila kita memasukkan data dalam format date/time (Tarikh/Masa) dengan betul sebenarnya data tu disimpan dalam bentuk nombor. (Cnthnya 20 Jan 2013 --> 41294, 20 Jan 2013 4:00 PM -->41294.6666666667)
Jadi kelebihan yang pertama disini kita dapat buat pengiraan.. jeng..jeng..jeng..!
Seperti yang saya nyatakan sebelum ni, kita gunakan access bukan hanya untuk merekodkan data. Ia amat2 berkuasa untuk kita membuat pemantauan...berpandukan data yang kita masukkan tadi..he..he..
Contoh yang paling mudah yang selalu saya pakai adalah mengetahu berapa hari lagi sebelum atau sesudah sesuatu tarikh itu.
Misalannya kalau ada rekod berkenaan tarikh mati (due date) untuk bayaran bagi setiap pelanggan, kita boleh mengetahui berapa hari akan tamat dan kita boleh menetapkan apa yang patut kita buat beberapa hari sebelum terlewat.
Formulanya adalah amat mudah dimana kita perlu tolakkan tarikh mati tadi dengan hari ini dalam queries kita. (Access)
=[Tarikh Mati]-Date()
Nota:
function Date() dalam Access bermaksud hari ini, kalau dalam excel Today()
Untuk lebih kreatif dengan menggunakan conditional formating kita boleh buat record yang tarikh matinya tinggal 10 hari lagi diwarnakan dengan merah...
Saya rasa ini amat berguna untuk saya dan saya berkongsi untuk anda semoga anda juga akan mendapat manafaatnya.
Assalamualaikum..
Kali ini saya nak berkongsi satu Teknik yang saya namakan "Summary then zoom in" atau dalam bahasa Malaysia saya terjemahkan kepada ringkasan Dan kemudian fokus ke dalam.
Teknik ini amat hebat dan mampu memberi informasi yang cepat kepada pengguna.
Sebelum kita pergi lebih jauh, suka saya ingatkan di sini yang database yang terbaik adalah database yang datanya adalah terperinci bukan ringkasan. Contoh paling senang apabila kita merekodkan tentang perbelanjaan harian kita, yang terbaik adalah kita merekodkan tarikh dan masa transaksi itu berlaku, kategori, perihal transaksi itu, jumlah dan sebagainya yang berkenaan. Cuba elakkan menjumlah/meringkaskan kepada hari minggu atau bulan mengikut kategori tertentu. Kenapa? Sebab apabila kita sudah memasukkan sesuatu secara terperinci, secara logiknya kita akan dapat membuat ringkasan mengenainya nanti. Tapi apabila kita meringkaskan data dan memasukkan kedalam database kita, secara logiknya itulah data yang paling terperinci yang kita ada.
Jadi apabila orang bertanya berapa kali transaksi yang berlaku dalam satu hari tertentu atau purata transaksi sehari kita akan dapat menjawabnya dengan tepat.
Berbalik pada kaedah tadi, kita perlu memaparkan ringkasan (jumlah) mengenai sesuatu perkara/kategori dan apabila kita klik pada kategori tertentu kita akan dapat melihat sesuatu yang lebih terperinci. Dibawah saya lampirkan beberapa contoh yang dipakai oleh laman web popular. Perkara yang sama boleh dilakukan dalam MS Access.
<Penerangan>
1. Motor Trader page ada satu summary page untuk kereta terpakai, untuk menyenangkan pengguna, motor trader telah mengkategorikan mengikut Nama Pengeluar (Seperti BMW, Toyota, Honda dan sebagainya..).
Disebelah Nama Pengeluar ada Nombor dalam Kurungan (seperti BMW (749), Chevrolet (34) dan sebagainya)
2. Nombor didalam braket itu sebenarnya bilangan kereta yang diiklankan mengikut jenis Pengeluar. Jadi Bermakna untuk BMW terdapat 749 kereta yang diiklankan dan untuk Chevrolet sebanyak 34 kereta.
3. Pengguna yang berminat untuk mendapat matlumat lanjut senarai kereta yang diiklankan untuk Pengeluar Tertentu boleh click kepada nama Pengeluar tadi dan seterusnya senarai penuh (details list) page akan muncul seperti ditunjukkan dalam figure selepasnya untuk kereta BMW. (Nota: bagaimanapun saya ada nampak kecacatan dari segi jumlah yang ditunjukkan di summary page(749 item) berbanding dengan details page (445 item) tidak sama)
4. Perkara yang sama juga kita dapat lihat pada lelong.com page dimana contoh disitu kita klik pada kategori Apple Iphone (457) dan seterusnya details page hanya memeparkan item berkaitan dengan Iphone.
Motor Trader- Summary Page
Motor Trader - Details Page after Zoom in aka Click on BMW(749)
Lelong.com Summary Page
Lelong.com Details Page (After Zoom In or Click on Apple Iphone (457))
<Langkah Membuat Teknik "Summary and Zoom-In" dalam Access">
Langkah2 untuk membuatnya saya ringkaskan seperti berikut.
(Nota: Saya akan menggunakan data yang dibuat dalam entry sebelumnya berkenaan dengan bajet bulanan.)
Langkah 1: Buat summary query untuk jumlah bajet bagi tarikh senarai yang sama .
Langkah 2: Buat form baru (Namakan "Homepage") dan masukkan summary query yang dibuat tadi kedalam (sub form ni Namakan "BajetSmryFrm")
Langkah 3: Buat form baru (Namakan BajetMthly) untuk senarai terperinci bajet.
Langkah 4: Assign makro khas kepada jumlah atau tarikh senarai
Saya ulang apa yang kita inginkan adalah apabila kita klik atas jumlah tertentu atau tarikh senarai kita akan dapat melihat segala perincian untuk tarikh senarai yang dipilih sahaja.
Langkah 1 hingga 3, boleh rujuk kepada entry yang terdahulu. Saya telah letakkan link untuk memudahkan urusan melompat kepada entry yang berkaitan.
Hasil dari langkah 1 hingga 3 Seharusnya seperti Berikut.
Hasil Daripada Langkah 1 hingga 2
Saya akan terangkan tentang langkah 4.
Kita akan membuat satu makro yang mengandungi arahan dalam bahasa yang senang di fahami adalah seperti berikut.
"Buka form senarai bajet dan paparkan (semua) data dimana tarikh senarai adalah bersamaan dengan tarikh senarai yang kita klik padanya."
Daripada ayat diatas kita ada 2 ayat penting yang telah saya gariskan seperti berikut;
1. Buka form (open form) yang bernama senarai bajet.
2. Paparkan semua senarai hanya untuk tarikh yang berkenaan sahaja(condition dimana tarikh senarai sama dengan tarikh senarai yang dipilih dalam form)
Makro Kita adalah Seperti Di Bawah- Rahsianya ada Pada "Where Condition"
<Penerangan>
1. Makro Ini Kita Assignkan pada "Sum of Jumlah"- rujuk pada figure Hasil Daripada Langkah 1 hingga 2 di atas.
2. Apabila kita Klik pada "Jumlah" tertentu yang kita pilih nanti, contohnya kita klik pada jumlah "RM5130.00" yang "Tarikh Senarai" nya adalah pada 1 Jan 2012. Berdasarkan Makro di atas, form "BajetMthly" akan dibuka dan semua perincian untuk tarikh 1 Jan 2012 saja akan dipaparkan.
Bermaksud "Tarikh Senarai"="Tarikh Senarai" yang kita lihat pada form dimana berkaitan dengan RM5130.00 yang kita klik tadi. (tarikh senarai berubah mengikut dimana kita klik)
<Hasilnya>
Hasil yang kita dapat adalah seperti dalam video. (ada banyak benda lain yang saya letak tapi hasil utamanya adalah senarai terperinci)
File ini mengandungi beberapa sampel Table (data) berasaskan MS Access 2007. Ia boleh digunakan untuk praktikal semasa mempelajari cara2 membuat MS Access Database dalam Blog Saya ini.
Perlu diingatkan, segala informasi berkenaan nama dan angka didalam data ini adalah khayalan semata2 dan juga sekiranya ada apa2 musibah yang berlaku dengan penggunaan data ini pihak penganjur tidak akan bertanggungjawab.
Jadi bahan2 mentah sudah tersedia, apa menu chef nak masak untuk hari ni?
Assalamualaikum.. kita berjumpa lagi.. Dalam entry yang lepas kita dah mulakan beberapa langkah seperti berikut..
Langkah 1; Membuat Table
Langkah 2: Memasukkan Data kedalam Table
Langkah 3: Membuat Queries
Langkah seterusnya (Langkah 4) adalah membuat form (Presentation)- supaya lebih menarik dan senang untuk difahami ataupun digunakan.
Langkah 4: Persembahan/Presentation (Menggunakan form dan macro)
Persembahan memerlukan kreativiti walaupun bahan2 telah disediakan lengkap. Biasanya kita kena fikirkan apa yang perlu dipersembahkan dahulu dan apa pula seterusnya apabila database dibuka.
Kita boleh melihat teknik yang dipakai biasanya apabila kita membuka homepage sesuatu laman web adalah lebih kurang seperti berikut.
1. Memaparkan sesuatu yang terkini..
2. Memaparkan beberapa button/tab untuk ke page yang diingini,
3. Memaparkan ringkasan (summary) berkenaan dengan Kategori, Tahun/bulan dan sebagainya.
Ini kalau dalam masakan mungkin dipanggil pembuka selera (appetizer) supaya bila orang yang membuka homepage kita tak terburu2 mencari apa yang diingini..
Berdasarkan konsep di atas dan Queries yang kita telah buat sebelum ini.. saya mencadangkan perkara berikut dimasukkan kedalam homepage (halaman utama) bajet kita.
1. Tajuk Halaman "Bajet Bulanan"
2. Jumlah Bajet berdasarkan tarikh yang disenaraikan.
3. Button untuk hasilkan senarai baru."New Entry"
Homepage kita akan kelihatan seperti dibawah. (mungkin kena adjust/set dekat properties untuk mendapatkan hasil yang diingini).
Design View
Form View
Nota:
1. Untuk No 1 dan No 3 saya rasa tiada masalah untuk anda, untuk no 2, caranya adalah sama seperti membuat report dalam entry saya yang sebelumnya. atau boleh refer youtube.
2. Button "New Entry" belum lagi berfungsi sehingga kita assign macro dalam entry yang seterusnya.
3. Jumlah Bajet saya formatkan dia menjadi timbul (raise) untuk tujuan bila kita click dia akan lompat kepada page lain yang hanya akan memaparkan perincian untuk tarikh senarai yang tertentu sahaja. juga dalam entry yang seterusnya.
Perhatian:
Jika anda ada data yang secukupnya untuk setiap bulan, database anda akan lebih menarik.
Saya nak sentuh sedikit tentang Data Type semasa kita membuat Table dalam access.
Contoh2 Data Type yang ada dalam MS Acces seperti Text, Autonumber, Number, Date and Time, Memo dan beberapa jenis lagi.
Persoalannya kenapa kita "mesti" mengkategorikan data2 yang akan kita simpan nanti kepada kepada kategori atau type yang tertentu dan jawapannya pula adalah amat mudah iaitu dengan pengkategorian ini ia akan memudahkan kita kemudian samada semasa merekodkan data ataupun semasa menganalis data dikemudian hari.
Bersakit2 disini memang jelas dan nyata ialah berkenaan kita terpaksa memberikan komitmen yang tinggi untuk kesenangan dimasa hadapan. Maknanya kalau kita main2 atau ikut "shortcut" (ikut senang ) saja mungkin selama-lamanya kita tak akan kemana...
OK berbalik pada Data Type tadi, kita boleh umpamakan kalau kita menyimpan barang2 tertentu ikut kategori yang telah kita tentukan dari awal- contohnya kalau di rumah kita simpan kasut dan berkaitan dengannya dalam almari kasut, baju dalam almari baju, barang2 untuk bertukang dalam Tool Box, Barang2 untuk memasak dalam kabinet Dapur dan sebagainya. Perkara pertama yang kita dapat menafaat dengannya adalah senang untuk kita mencari apabila diperlukan- Tapi sebaliknya kita ikut main masuk aje barang tadi kat mana-mana tempat ikut kita suka maknanya susah lah kita nak mencarinya nanti apabila diperlukan.
Kita dah buang masa untuk mencari, lepas tu tak jumpa, kita mungkin akan pinjam dengan orang sebelah ataupun terpaksa membeli yang baru..
dibawah saya terangkan serba sedikit berkenaan jenis2 data dan contoh2 rekod yang bersesuaian untuk digunakan berdasarkan MS Acess 2007.
Saya ingatkan sekali lagi disini, dengan penggunaan jenis data yang betul untuk merekodkan data tertentu ia akan memberi makna yang besar kepada database kita.
Selamat mencuba.. jumpa lagi dan Wassalam.
Alhamdulillah, apa yang diilhamkan hari tu pasal membuat database berkenaan al Quran menggunakan MS Access untuk fasa pemulaan telahpun terlaksana.
Walaupun perjalanan masih jauh, tapi yang penting langkah telah dimulakan..
Sebagai permulaan database ini terdiri hanya beberapa table seperti berikut;
1. SurahAlquran - mengandungi SurahID, Nama Surah, Bilangan Ayat dan sebagainya yang berkenaan.
2. Ayat- mengandungi SurahID,No Ayat dan Ayat
3. Terjemahan - mengandungi SurahID, Bahasa dan Terjemahan
4. Amalan - mengandungi AmalanID, Kategori, Ringkasan, Penerangan dan Cara Beramal
5. AyattoAmalan - mengandungi AmalanID, SurahID, No Ayat dan Komen
Alhamdulillah dapat lagi saya berkongsi sedikit sebanyak berkenaan Ms Access sebagai alat untuk memajukan diri ataupun organisasi tempat anda bekerja melalui blog "Penambahbaikan Berterusan.." ini.
OK menu yang kita cuba buat kali ini berkenaan dengan Bajet, atau Budget kalau dalam bahasa omputeh.
Cara untuk membuatnya adalah seperti berikut. (Kita cuba membuat seringkas yang mungkin kali ni).
Langkah 1: Buat Senarai bahan2 mentah (Table) yang diperlukan. Untuk permulaan kita buat 1 table dulu tapi kena pikir betul2 bahan yang mesti kena ada untuk memasak. takut nak masak lain, lain pula jadinya nanti.
Ok senarai bahan mentah yang diperlukan seperti berikut;
1. Tarikh Senarai(nak tahu bila bajet tu dibuat atau disenaraikan)
2. Perkara (apa nama bajet tu)
3. Kategori (nak tahu simpanan ke, makan ke, sekolah ke, hutang ke bil ke dsb..)
4. Jumlah
dan boleh juga tambah bahan2 berikut
5. Tarikh ubah (bajet) 6. Catitan (tambahan informasi berkenaan bajet)
Design View
Langkah 2: Menyediakan bahan2 yang diperlukan tadi (Masukkan Data kedalam Table la..)
2-a: Mula2 kita masukkan data dekat Tarikh dan di ikuti Perkara - cth perkara adalah
1. Bayaran Bulanan Kereta
2. Bayanan Bulanan Rumah
3. Bil Air
4. Bil Tel
5. Bil Letrik
6. Yuran Bulanan Sekolah
7. Bayaran Kad Kredit
8. Makan
9. dan sebagainya mengikut masing2 punye bajet.
2-b: Kemudian masukkan Kategori untuk perkara diatas contohnya;
Bayaran Bulanan Kereta dan Rumah --> Kategori Pelaburan
Bil Air, Letrik, Tel --> Kategori Bil
Yuran Bulanan Sekolah --> Sekolah
dan sebagainya yang bersesuaian..
2-c: Isikan data2 yang lain seperti catitan dan jumlah ikut kesesuaian
Datasheet View - Selepas dimasukkan data
Dengan ini penyediaan bahan2 sudah lengkap. boleh la ke proses untuk memasak..
Langkah 3: Menyediakan Menu (Queries). (Menu hanya boleh menggunakan bahan2 yang telah disediakan saja..)
Dengan bahan yang disediakan tadi kita akan menyediakan menu berikut;
1. Jumlah Bajet untuk sesuatu tarikh disenaraikan.
2. Jumlah Bajet untuk Setiap Kategori Pelaburan ke, Simpanan Ke, Sekolah Ke, Bil2 ke dsbnya..
Kedua2 menu diatas kita gunakan menggunakan teknik "Summary"
Untuk menu 1. Jumlah Bajet untuk sesuatu tarikh disenaraikan-Kita hanya perlu menjumlahkan kesemua bajet yang mempunyai tarikh senarai yang sama. Kegunaannya adalah kalau budget kita sentiasa berubah bulan ke bulan dan kita ingin mengekalkan rekod bajet kita untuk rujukan kemudian. Field yang perlu dipilih adalah "Tarikh Senarai" dan "Jumlah"
Hasilnya akan Jadi Seperti Berikut (Budget ini saya buat berdasarkan 3 tarikh yang berbeza - awal tahun (1 Jan 2012), 24 Jun 2012 dan 30 Jun 2012 untuk menunjukkan perubahan dalam bajet)
Untuk Menu 2: Jumlah Bajet Untuk Setiap Kategori- Kita hanya perlu menjumlahkan kesemua bajet yang mempunya kategori yang sama. Kegunaanya kita dapat mengetahui dalam kategori mana duit kita dibelanjakan samada kita banyak kepada bil ke, makan ke, sekolah ke, simpanan ke dan sebagainya. Field yang perlu dipilih adalah "Kategori" dan "Jumlah"
Hasilnya akan jadi seperti Berikut.
(kerana saya buat bajet dalam 3 tarikh yang berbeza, setiap kategori juga ditunjukkan jumlah bagi setiap tarikh)
Ini baru permulaan untuk bajet database - kemudian kita akan belajar untuk menggabungkan bajet dan queries dalam satu form page (mukasurat) supaya senang difahami.
Selamat mencuba..
Tak lupa nak ucapkan selamat berpuasa untuk semua...wassalam..
