Sampel Table (Raw Material) untuk di download di Facebook

Assalamualaikum..

Saya telah memuat naik sample database yang bernama SampleData.accdb di Facebook sepeti alamat dibawah. (Ia boleh dimuat turun dan diedarkan secara percuma)

http://www.facebook.com/groups/353653968019858/files/

File ini mengandungi beberapa sampel Table (data) berasaskan MS Access 2007. Ia boleh digunakan untuk praktikal semasa mempelajari cara2 membuat MS Access Database dalam Blog Saya ini.

Perlu diingatkan, segala informasi berkenaan nama dan angka didalam data ini adalah khayalan semata2 dan juga sekiranya ada apa2 musibah yang berlaku dengan penggunaan data ini pihak penganjur tidak akan bertanggungjawab.

Jadi bahan2 mentah sudah tersedia, apa menu chef nak masak untuk hari ni?

Selamat mencuba.

Wassalam..

MS Access-"Mari Belajar Memasak" Menu Kedua ..Sambungan

Assalamualaikum.. kita berjumpa lagi..
Dalam entry yang lepas kita dah mulakan beberapa langkah seperti berikut..

Langkah 1; Membuat Table
Langkah 2: Memasukkan Data kedalam Table
Langkah 3: Membuat Queries

Langkah seterusnya (Langkah 4) adalah membuat form (Presentation)- supaya lebih menarik dan senang untuk difahami ataupun digunakan.

Langkah 4: Persembahan/Presentation (Menggunakan form dan macro)
Persembahan memerlukan kreativiti walaupun bahan2 telah disediakan lengkap. Biasanya kita kena fikirkan apa yang perlu dipersembahkan dahulu dan apa pula seterusnya apabila database dibuka.
Kita boleh melihat teknik yang dipakai biasanya apabila kita membuka homepage sesuatu laman web adalah lebih kurang seperti berikut.
1. Memaparkan sesuatu yang terkini..
2. Memaparkan beberapa button/tab untuk ke page yang diingini,
3. Memaparkan ringkasan (summary) berkenaan dengan Kategori, Tahun/bulan dan sebagainya.

Ini kalau dalam masakan mungkin dipanggil pembuka selera (appetizer) supaya bila orang yang membuka homepage kita tak terburu2 mencari apa yang diingini..
Berdasarkan konsep di atas dan Queries yang kita telah buat sebelum ini.. saya mencadangkan perkara berikut dimasukkan kedalam homepage (halaman utama) bajet kita.
1. Tajuk Halaman  "Bajet Bulanan"
2. Jumlah Bajet berdasarkan tarikh yang disenaraikan.
3. Button untuk hasilkan senarai baru."New Entry"

Homepage kita akan kelihatan seperti dibawah. (mungkin kena adjust/set  dekat properties untuk mendapatkan hasil yang diingini).

Design View

Form View

Nota:
1. Untuk No 1 dan No 3 saya rasa tiada masalah untuk anda, untuk no 2, caranya adalah sama seperti membuat report dalam entry saya yang sebelumnya. atau boleh refer youtube.
2. Button "New Entry" belum lagi berfungsi sehingga kita assign macro dalam entry yang seterusnya.
3. Jumlah Bajet saya formatkan dia menjadi timbul (raise) untuk tujuan bila kita click dia akan lompat kepada  page lain yang hanya akan memaparkan perincian untuk tarikh senarai yang tertentu sahaja. juga dalam entry yang seterusnya.

Perhatian:
Jika anda ada data yang secukupnya untuk setiap bulan, database anda akan lebih menarik.

Selamat mencuba dan hingga jumpa lagi.. wassalam!



Nota Tambahan;
25 Nov 2012 Sample Table yang digunakan saya telah upload di Facebook
http://www.facebook.com/groups/353653968019858/files/

MS Access Tip - Table Data Type (Jenis Data)

Assalamualaikum....

Saya nak sentuh sedikit tentang Data Type semasa kita membuat Table dalam access.
Contoh2 Data Type yang ada dalam MS Acces seperti Text, Autonumber, Number, Date and Time, Memo dan beberapa jenis lagi.
Persoalannya kenapa kita "mesti" mengkategorikan data2 yang akan kita simpan nanti kepada kepada kategori atau type yang tertentu dan jawapannya pula adalah amat mudah iaitu dengan pengkategorian ini ia akan memudahkan kita kemudian samada semasa merekodkan data ataupun semasa menganalis data dikemudian hari.

Ada Pantun Melayu Berbunyi;

"Berakit-rakit kehulu berenang-renang ketepian
Bersakit-sakit dahulu bersenang-senang kemudian"

Bersakit2 disini memang jelas dan nyata ialah berkenaan kita terpaksa memberikan komitmen yang tinggi untuk kesenangan dimasa hadapan. Maknanya kalau kita main2 atau ikut "shortcut" (ikut senang ) saja mungkin selama-lamanya kita tak akan kemana...

OK berbalik pada Data Type tadi, kita boleh umpamakan kalau kita menyimpan barang2 tertentu ikut kategori yang telah kita tentukan dari awal- contohnya kalau di rumah kita simpan kasut dan berkaitan dengannya dalam almari kasut, baju dalam almari baju, barang2 untuk bertukang dalam Tool Box, Barang2 untuk memasak dalam kabinet Dapur dan sebagainya. Perkara pertama yang kita dapat menafaat dengannya adalah senang untuk kita mencari apabila diperlukan- Tapi sebaliknya kita ikut main masuk aje barang tadi kat mana-mana tempat ikut kita suka maknanya susah lah kita nak mencarinya nanti apabila diperlukan.
Kita dah buang masa untuk mencari, lepas tu tak jumpa, kita mungkin akan pinjam dengan orang sebelah ataupun terpaksa membeli yang baru..

dibawah saya terangkan serba sedikit berkenaan jenis2 data dan contoh2 rekod yang bersesuaian untuk digunakan berdasarkan MS Acess 2007.

Saya ingatkan sekali lagi disini, dengan penggunaan jenis data yang betul untuk merekodkan data tertentu ia akan memberi makna yang besar kepada database kita.
Selamat mencuba.. jumpa lagi dan Wassalam.

Al-Quran Database

Assalamualaikum..

Alhamdulillah, apa yang diilhamkan hari tu pasal membuat database berkenaan al Quran menggunakan MS Access untuk fasa pemulaan telahpun terlaksana.
Walaupun perjalanan masih jauh, tapi yang penting langkah telah dimulakan..

Sebagai permulaan database ini terdiri hanya beberapa table seperti berikut;

1. SurahAlquran - mengandungi SurahID, Nama Surah, Bilangan Ayat dan sebagainya yang berkenaan.

2. Ayat- mengandungi SurahID, No Ayat dan Ayat 

3. Terjemahan - mengandungi SurahID, Bahasa dan Terjemahan

4. Amalan - mengandungi AmalanID, Kategori, Ringkasan, Penerangan dan Cara Beramal

5. AyattoAmalan - mengandungi AmalanID, SurahID, No Ayat dan Komen

Tambahan Nota (24 Nov 2012) - Saya ada upload Al-Quran database kat Facebook-anda boleh muat turun (download) dan bebas untuk mengubahsuainya di http://www.facebook.com/groups/353653968019858/files/

Sekian, wassalam...

MS Access : "Mari Belajar Memasak"- Menu kedua

Assalamualaikum..

Alhamdulillah dapat lagi saya berkongsi sedikit sebanyak berkenaan Ms Access sebagai alat untuk memajukan diri ataupun organisasi tempat anda bekerja melalui blog "Penambahbaikan Berterusan.." ini.

OK menu yang kita cuba buat kali ini berkenaan dengan Bajet, atau Budget kalau dalam bahasa omputeh.
Cara untuk membuatnya adalah seperti berikut. (Kita cuba membuat seringkas yang  mungkin kali ni).

Langkah 1: Buat Senarai bahan2 mentah (Table) yang diperlukan. 
Untuk permulaan kita buat 1 table dulu tapi kena pikir betul2 bahan yang mesti kena ada untuk memasak. takut nak masak lain, lain pula jadinya nanti.
Ok senarai bahan mentah  yang diperlukan seperti berikut;
1. Tarikh Senarai(nak tahu bila bajet tu dibuat atau disenaraikan)
2. Perkara (apa nama bajet tu)
3. Kategori (nak tahu simpanan ke, makan ke, sekolah ke, hutang ke bil ke dsb..)
4. Jumlah
 dan boleh juga tambah bahan2 berikut
5. Tarikh ubah (bajet)
6. Catitan (tambahan informasi berkenaan bajet)

Design View

Langkah 2: Menyediakan bahan2 yang diperlukan tadi (Masukkan Data kedalam Table la..)

2-a: Mula2 kita masukkan data dekat Tarikh dan di ikuti Perkara - cth perkara adalah
1. Bayaran Bulanan Kereta
2. Bayanan Bulanan Rumah
3. Bil Air
4. Bil Tel
5. Bil Letrik
6. Yuran Bulanan Sekolah
7. Bayaran Kad Kredit
8. Makan
9. dan sebagainya mengikut masing2 punye bajet.


2-b: Kemudian masukkan Kategori untuk perkara diatas contohnya;

Bayaran Bulanan Kereta dan Rumah --> Kategori Pelaburan
Bil Air, Letrik, Tel --> Kategori Bil
Yuran Bulanan Sekolah --> Sekolah
dan sebagainya yang bersesuaian..

2-c: Isikan data2 yang lain seperti catitan dan jumlah ikut kesesuaian

Datasheet View - Selepas dimasukkan data

Dengan ini penyediaan bahan2 sudah lengkap. boleh la ke proses untuk memasak..

Langkah 3: Menyediakan Menu (Queries). (Menu hanya boleh menggunakan bahan2 yang telah disediakan saja..)
Dengan bahan yang disediakan tadi kita akan menyediakan menu berikut;
1. Jumlah Bajet untuk sesuatu tarikh disenaraikan.
2. Jumlah Bajet untuk Setiap Kategori Pelaburan ke, Simpanan Ke, Sekolah Ke, Bil2 ke dsbnya..
Kedua2 menu diatas kita gunakan menggunakan teknik "Summary"

Untuk menu 1. Jumlah Bajet untuk sesuatu tarikh disenaraikan-Kita hanya perlu menjumlahkan kesemua bajet yang mempunyai tarikh senarai yang sama. Kegunaannya adalah kalau budget kita sentiasa berubah bulan ke bulan dan kita ingin mengekalkan rekod bajet kita untuk rujukan kemudian.
Field yang perlu dipilih adalah "Tarikh Senarai" dan "Jumlah"
Hasilnya akan Jadi Seperti Berikut  (Budget ini saya buat berdasarkan 3 tarikh yang berbeza - awal tahun (1 Jan 2012), 24 Jun 2012 dan 30 Jun 2012 untuk menunjukkan perubahan dalam bajet)

Untuk Menu 2: Jumlah Bajet Untuk Setiap Kategori- Kita hanya perlu menjumlahkan kesemua bajet yang mempunya kategori yang sama. Kegunaanya kita dapat mengetahui dalam kategori mana duit kita dibelanjakan samada kita banyak kepada bil ke, makan ke, sekolah ke, simpanan ke dan sebagainya.
Field yang perlu dipilih adalah "Kategori" dan "Jumlah"
Hasilnya akan jadi seperti Berikut.
(kerana saya buat bajet dalam 3 tarikh yang berbeza, setiap kategori juga ditunjukkan jumlah bagi setiap tarikh)

Ini baru permulaan untuk bajet database - kemudian kita akan belajar untuk menggabungkan bajet dan queries dalam satu form page (mukasurat) supaya senang difahami.

Selamat mencuba..
Tak lupa nak ucapkan selamat berpuasa untuk semua...wassalam..


Nota Tambahan;
25 Nov 2012 Sample Table yang digunakan saya telah upload di Facebook
http://www.facebook.com/groups/353653968019858/files/

MS Access- Kesimpulan Hasil Dari Pembelajaran Lepas

Assalamualaikum...

Apakah hasilnya database kita yang pertama dengan pembelajaran table, queries, form, report dan macro sebelum ini?
Saya selalu menyatakan kepada anak2 murid saya yang belajar membuat MS Access Database agar menghargai apa yang telah dibuat walaupun hasilnya mungkin tidak seperti yang diharapkan.
Sebabnya adalah mudah supaya kita menghargai usaha yang kita lakukan sebelum ini dan juga bahawa kita ada banyak peluang untuk memperbaiki lagi database kita tadi ketahap yang lebih tinggi.
Caranya dengan cuba merangka (seeloknya tulis atas kertas) apa yang hendak kita capai, atau apa yang kita inginkan dari database kita tadi.

Seperti yang telah saya perkatakan sebelum ini, untuk memasak sesuatu seelok-eloknya kita memikirkan menu apa yang perlu dimasak barulah kita kepasar untuk membeli bahan2 yang diperlukan- bukan pergi kepasar membeli bahan2 yang biasa dan bila balik rumah baru nak fikir menu apa yang hendak dibuat. (Ini kebiasaannya yang dilakukan oleh ramai orang)

Begitu juga dengan contoh database yang telah saya ajar, ia adalah cara yang biasa2 atau kebanyakan orang untuk membuat database. Buka2 MS Access Database-terus buat table-masukkan data-dan baru lepas tu nak fikir queries yang nak dibuat.

Biasa itu tak salah, tapi kalau biasa-biasa saja maknanya kita tidak akan dapat pergi lebih jauh dalam bidang kita. Kita mesti jadi orang yang luarbiasa, maksud saya adalah mudah iaitu  lakukan sesuatu mengikut cara yang seelok-eloknya yang orang biasa tak mampu untuk lakukan.

Mungkin saya akan huraikan lebih  terperinci di lain kali berkenaan dengan cara2 merencana database. tetapi sebelum itu saya berharap kita membiasakan diri dengan cara yang biasa-biasa tadi sebab ia adalah teramat penting  untuk kita menjadi luar biasa-percayalah!.

Baik saya ringkaskan apa yang telah kita dapat dalam database kita adalah.
1. Kita telah dapat membuat satu table bernama "Kptsanperiksa" yang mengandungi maklumat keputusan peperiksaan untuk pelajar yang terlibat.

2. Berdasarkan table "Kptsanperiksa" kita telah membuat beberapa queries yang berkaitan contohnya untuk memaparkan hanya pelajar yang mendapat 8A dalam PMR, bilangan pelajar yang mendapat 5A dalm UPSR dan sebagainya.

3. Kita kemudiannya membuat Form untuk digunapakai semasa menaip masuk rekod keputusan pelajar yang baru (hendak ditambah) kedalam  table "Kptsanperiksa".

4. Dengan  mengunakan table dan beberapa queries yang telah dibuat, kita kemudiannya membuat satu report agar boleh dicetak kepada komputer dengan paparan WYSIWYG.

5. Akhir sekali, kita telah membuat macro dan menggandingkannya dengan butang2 tertentu pada form Homepage yang kita buat kemudian menjadikan database kita lengkap dengan antaramuka yang senang difahami pengguna. (Pengguna hanya perlu klik pada butang2 yang disediakan untuk mendapat apa yang telah  kita buat /design -tidak perlu terkial2 untuk mencari dan membuka table/queries/form/report tertentu)

Dan hasilnya adalah seperti berikut.. tahniah kepada anda yang berjaya sampai ketahap ini..

MS Access - Table, Queries, Form, Report dan MACRO..Sambungan

Assalamualaikum...

Berjumpa lagi kita berkenaan dengan macro/makro- kerana fungsi macro adalah mengautomasikan action atau beberapa action dengan sekali klik saja maka ia amat-amatlah berbaloi untuk dibuat.

Sebelum ni kita telah membuat dummy button yang belum dapat berfungsi lagi sebab kita belum pun membuat macro. Sama dengan untuk membuat table, form, report, queries kita mestilah mula dekat ribbon create, lepas tu klik pada ikon macro-maka keluarlah design view untuk macro nih.
Contoh2 Automasi yang paling senang untuk kita buat adalah;
1. Membuka Table, Form, Queries atau Report Tertentu yang kita inginkan melalui arahan OpenTable, OpenForm, OpenQueries, OpenReport.
2. Arahan Mudah seperti QuitAcces, MaximizeWindows, CloseDatabase, CloseWindows
3. Dan pelbagai arahan lagi yang sebenarnya akan keluar dalam pulldown list semasa kita menaip arahan yang mungkin
Untuk pengetahuan semua, design view macro untuk MS Access 2010 ada perbezaan yang jelas dan mungkin jugak mengelirukan berbanding dengan versi sebelumnya tetapi intipatinya masih lagi sama. (Saya terkejut pada mulanya sebab viewnya memang berbeza tetapi cepat pula saya dapat mencari persamaannya)

Baik mari kita ambik contoh untuk membuat macro pertama yang nanti kita akan assignkan pada button bernama "Senarai Penuh".
Maksudnya disini, apabila kita klik pada butang yang tertulis "Senarai Penuh" kita inginkan macro tadi memaparkan table "Kptsanperiksa" dimana semua senarai keputusan akan dipaparkan.
Jadi arahan kita secara khususnya adalah buka Table (OpenTable) yang bernama "Kptsanperiksa" dan paparkan dia dalam Datasheet View. Ada lagi pilihan samaada data/rekod yang dipaparkan tadi  boleh diubah/edit ataupun untuk dilihat sahaja (ReadOnly). Macro kita akan Jadi seperti dibawah..

Seterusnya kita boleh save dan namakan macro ini sebagai "SenaraiPenuhTbl". Kemudian kita akan assignkan macro ini kepada button yang tertulis "Senarai Penuh".

Saya telah membuat video cara2 membuat macro dan untuk assignkan pada butang tertentu sperti dibawah.. selamat mencuba...

1- Membuat Makro

2. Set (Assign) Makro yang telah dibuat kepada Butang (Button)

3. Contoh 1 Cara Alternative Untuk Set Makro pada Butang Tertentu

4. Contoh 2 Cara Alternative Untuk Set Makro pada Butang Tertentu

Nota Tambahan;
25 Nov 2012 Sample Table yang digunakan saya telah upload di Facebook
http://www.facebook.com/groups/353653968019858/files/

MS Access - Table, Queries, Form, Report dan MACRO

Assalamualaikum..

Setakat ini kita telah berjaya membuat Table, Queries, Form dan Report.. beri tepukan untuk diri anda yang telah berjaya membuat kesemuanya sebab itulah teknik pembelajaran kita mengambil konsep  kita belajar dari kehidupan kita.
Kita mula dengan hanya tahu menangis, merangkak, bertatih, berlari dan sampai lah ketahap kita sekarang yang tahu serba serbi.. maknanya kita tidak akan terus berlari selagi kita tak cuba untuk bertatih dulu..
Kita kena ingat yang anak kita bukan sekali bertatih dan terus pandai berjalan, ia adalah proses berkali2, jatuh, luka, sakit,hilang semangat, malas dan sebagainya yang terpaksa ditempuhi sebelum pandai berjalan.

Kali ini saya ingin berkongsi berkenaan dengan makro- saya ada sentuh makro semasa post saya berkenaan dengan pengenalan, saya repeat lagi disini.

Macros/Event Procedure:

Alatan2 yang berguna untuk memudahkan kerja semasa penyediaan masakan ataupun untuk hidangan. Dalam MS Acces, ini adalah programming yang tak semestinya wajib ada tapi berbaloi untuk digunakan sekiranya kita mengunakan form dalam database kita

Sebenarnya Macro dan Event Procedure adalah perkara yang berbeza dari segi strukturnya tetapi ia mempunyai fungsi yang sama iaitu untuk mengautomasikan/memudahkan kerja kita semasa kita menggunakakan MS Access ini.

Yang saya kata "Ia berbaloi untuk digunakan sekiranya kita menggunakan form" adalah tepat sekali, nanti saya akan tunjukkan caranya.

Idea ini sebenarnya sama macam apabila kita melayari laman web tertentu, kita akan klik pada tempat2 tertentu (button ka, tab ka, hyperlink ka, iklan ka..) kita akan dipaparkan sesuatu yang baru seperti apa yang telah diprogramkan pada tempat kita klik tadi. Istilah yang saya pakai semasa memberi training adalah istilah "terbang" atau "lompat" dimana kita akan terbang/melompat dari satu view kepada view lain hanya dengan 1 klik pada butang tertentu yang kita telah assignkan macro yang tertentu. Ini diibaratkan bekerja macam Superman yang dapat melakukan apa saja dalam masa yang singkat.

Perkara yang sama boleh dilakukan didalam MS Access dengan mengunakan kombinasi form, macro, report, table dan queries.

Dengan menggunakan database yang kita buat sebelum ini "Kptsan periksa", kita secara ringkasnya boleh memulakan perancangan untuk mengautomasikan database kita seperti berikut.

- Kita akan membuat satu form bernama main page atau halaman utama.
- didalam form ini kita tuliskan apa nama database kita yang kita suka tetapi mestilah berkaitan dengan apa yang ada didalamnya.
- didalam form ini juga kita akan reka beberapa butang (button) yang kita assignkan nanti dengan makro. Contoh nama butang "Senarai Penuh", "Ringkasan Mengikut Keturunan", "Ringkasan mengikut kelulusan", "Report" dan sebagainya.

Secara rangkanya form kita akan menjadi seperti dibawah;

View: Form View

View: Design View

Kita telah berjaya membuat form halaman utama-tetapi butang yang kita sediakan tadi belum dapat melakukan aksi terbang yang kita inginkan sebabnya kita belum assignkan macro keatas setiap butang tadi.

Saya akan ajar kemudian bagaimana mahu membuat macro..

Wassalam

Nota Tambahan;

25 Nov 2012 Sample Table yang digunakan saya telah upload di Facebook

http://www.facebook.com/groups/353653968019858/files/

MS Access: Persembahan (Presentation)- Report

Assalamualaikum..

Tahniah kepada yang telah mencuba membuat form seperti post yang terdahulu..kita akan sambung lagi berkenaan dengan form dilainkali sebab form ini ada banyak kegunaannya..

Kali ini kita belajar pula bagaimana hendak membuat Laporan (Report) - seperti namanya, laporan atau Report adalah sesuatu yang kita buat baik table ataupun quries tadi, kita akan cetak dalam report dan kemudiannya kita akan print out (WYSIWYG) kepada kertas ataupun file (pdf contohnya) untuk dipersembahkan kepada orang yang memerlukannya- paling senang cerita untuk bos tengok ataupun waktu kena present projek dan sebagainya.

Report didalam Access boleh digunakan untuk pelbagai tujuan mengikut kreatitvi masing2 - dalam kerja ,saya gunakan untuk membuat laporan aktiviti bulanan, budget, Overtime, leave dan sebagainya.

Baik kita mulakan dengan step untuk membuat Report. Caranya adalah amat mudah.

Step 1:  Click Pada "Create" Tab (Ribbon)
Step 2: Click Pada Table "Kptsan Periksa"
Step 3: Klik Pada Icon Report
Step 4: Report Dah Siap! - cuma tinggal untuk cantikkan saja.

Report tadi akan menjadi seperti berikut (View: Print Preview)

View: Print Preview

View: Design View

boleh juga refer pada document link dibawah untuk cara membuat report
http://oit.montclair.edu/documentation/ms_office/office2007/access/Access_2007,_Introduction_11-27-07.pdf

 Tapi berbalik kepada objektif Report kita - ingat tak berkenaan dengan menu-menu (Queries) yang kita telah buat/masak sebelum ini-itu lebih memberi makna untuk dihidangkan sebagai santapan berbanding bahan2 mentah sahaja yang kita hidangkan balik tanpa dimasak.
Report kita tadi akan menjadi seperti berikut apabila kita memasukkan beberapa menu kita yang telah kita buat terdahulu dan ia semestinya lebih bermakna berbanding yang pertama di atas tadi.
Disini report kita mengandungi;
1. Ringkasan bilangan pelajar mengikut keturunan.
2. Ringkasan bilangan pelajar mengikut Jenis Peperiksaan
3. Ringkasan bilangan pelajar mengikut Jenis Peperiksaan dan Kelulusan
4. Senarai Penuh Pelajar dan Keputusan

View: Print Preview

View: Design View

Cara membuatnya jugak amat mudah..
Berbeza sedikit dengan cara yang pertama di atas, kita perlu mulakan dengan design report kosong - lepas itu kita drag table/queries yang kita hendak masukkan tadi dan kita dropkan dia ke atas design kosong kita tadi. cuma ikut beberapa arahan dan jadilah seperti diatas.

Selamat mencuba..


Nota Tambahan;
25 Nov 2012 Sample Table yang digunakan saya telah upload di Facebook
http://www.facebook.com/groups/353653968019858/files/

MS Access: Persembahan (Presentation)-FORM

Assalamualaikum!

Kita masih lagi menggunakan bahan2 yang sama seperti sebelum ini, dan kita juga telah memasak pelbagai menu meggunakan bahan2 tadi dan tiba masanya untuk kita persembahkan untuk santapan orang ramai atau tetamu kita.

Harus diingat, tetamu atau pelanggan kita ada pelbagai kerenah dan citarasa, jadi kita mesti memastikan menu kita adalah yang terbaeek dan persembahan yang tip-top sepadan dengan rasa.

Baiklah maknanya disini kita bercakap mengenai form dan report.

Apa yang seharusnya kita boleh fikirkan dan senaraikan  untuk persembahan kita contohnya adalah seperti berikut;

1. Form untuk memasukkan (Key-In) Data Baru atau Edit data yang sedia ada.
2. Report untuk kita memaparkan Keputusan atau rumusan dalam bentuk yang mudah difahami
3. Butang (Button) di mana apabila kita klik kepada butang tertentu kita akan dapat sesuatu yang sperti kita programkan (lompat ke situ lompat ke sini macam melayari internet)

Senarai di atas ada yang sudah jelas dan ada lagi yang masih samar2 macammana untuk melakukannya.

Baiklah Mari kita lihat satu persatu secara lebih mendalam.

1. Form untuk memasukkan (Key-In) Data Baru atau Edit data yang sedia ada.
Seperti yang dinyatakan sebelum ini, sekarang kita bercakap mengenai "persembahan" dimana kita mengolah benda yang sudah ada kedalam bentuk baru yang lebih menarik walhal isi kandungannya masih sama. Maksudnya kita cuba memasukkan data dengan paparan form yang lebih menarik berbanding memasukkan data dengan table datasheet view yang membosankan walhal datanya masih sama.

Membuat form adalah teramat mudah dengan mengikuti 3 langkah dibawah.

Pertama: Klik pada Table "Kptsan Periksa" (Pastikan hanya satu klik- bukan Double Click OK!)
Kedua:  Klik Pada Ribbon "Create"
Ketiga: Klik pada form

dan form anda akan terbentuk dalam sekelip mata- sungguh senang. anda boleh klik pada butang navigation yang berada dibawah untuk mengedit data2 yang lain ataupun jika anda ingin menambah data baru anda boleh klik pada simbol play star (*).
Mungkin ada yang sudah berpuas hati dengan apa yang telah dibuat tetapi ramai juga yang mungkin ingin mengubahsuai sesuatu supaya ia lebih menarik untuk dipersembahkan contohnya, menukar font atau saiz font, atau menukar warna latar belakang kepada warna yang digemari dan sebagainya-itu semua terserah kepada kreativiti masing2.

Sama dengan Table, mahupun queries, apabila kita bercakap untuk menukar sesuatu (Design) kita hendaklah tukar view kita kepada design view dan barulah kita dapat edit for kita tadi dan cuba ubah seperti yang kita kehendaki.

Saya edit beberapa perkara seperti menukar Font kepada Arial, menukar warna latar belakang, mengubah Tajuk, melaraskan luas Field dan sebagainya dan akhirnya form saya akan menjadi seperti berikut.

Jadi kita telah berjaya untuk membuat form dan ia semestinya lebih menarik untuk memasukkan data berbanding dengan table asal.

Wassalam dan selamat mencuba.. kita sambung lagi lain masa

MS Access: Salinan Post dari meliawe.blogspot

Assalamualaikum..

Seperti yang diumumkan tentang Blog baru untuk sesuatu yang lebih fokus atau lebih teknikal, Saya telah membuat Salinan post berkenaan dengan MS Access ke blog baru ini supaya mudah untuk diikuti..

Selamat Membaca..Wassalam

MS Access: "Mari Belajar Memasak " - Menu Pertama (Sambungan 3)

Assalamualaikum!

Bertemu kita lagi untuk belajar memasak dengan bahan yang terhad. Mari kita lihat  kepada tugasan kita yang lepas seperti Berikut.

1. Senarai Pelajar yang Mengambil SPM
2. Senarai Pelajar Perempuan yang Dapat 5A dalam UPSR
3. Bilangan Pelajar yang mendapat 8A dalam PMR
4. Bilangan Pelajar Cina didalam senarai peperiksaan

Dalam Entry yang lepas kita telah menunujukkan cara untuk menbuat tugasan no 1. dan. 2 iaitu hanya menggunakan Simple Queries yang menggunakan teknik "Filtering".

Kali ini kita akan belajar bagaimana dengan data/bahan yang kita ada untuk memasak menu berkenaan dengan rumusan (memerlukan kepada teknik pengiraan).

Untuk data yang sedikit langsung tidak mendatangkan masalah untuk mengira secara manual. Tapi bagaimana kalau di Pejabat Pendidikan Negeri (sudah semestinya mereka akan membayar untuk membuat sistem pengkalan data), Bagaimana pula disekolah2?, adakah mereka menyimpan semua data keputusan peperiksaan dari tahun2 terdahulu untuk dianalisa pencapaian sekolah terbabit samada keputusan peperiksaan sentiasa meningkat atau naik turun atau merudum atau sebagainya.

Dengan MS Access, ia mempunyai Queries yang mampu melakukan pelbagai tugasan yang kadangkala tak terfikir oleh diri kita.

Jadi untuk tugasan no. 3 dan no. 4 kita kan menggunakan teknik "Summary". Teknik "Summary" adalah dimana kita menggabungkan (Group) rekod yang sama dan mengira (Count) bilangan rekod didalam setiap group tadi.

Nota Penting:
Kita perlu memilih "Field" yang hanya diperlukan sahaja untuk tugasan ini untuk mendapat keputusan yang dikehendaki.

Baiklah untuk tugasan No. 3, Kata kunci kita adalah 8A--> "Kelulusan" dan PMR--> "Peperiksaan"
Sama juga tugasan no. 1 dan no. 2, kita akan menggunakan simple queries dengan hanya memilih Field  "Kelulusan" dan "Peperiksaan". Queries kita akan mendapat keputusan seperti berikut.
Kita sudah dapat melihat hanya senarai Kelulusan dan Periksaan dipamerkan. Tetapi tiada lagi grouping dan count secara automatik.

Datasheet View Selepas Simple Query Wizards

Untuk langkah seterusnya, kita tukarkan queries tadi kepada Design View dimana kita akan melakukan teknik Grouping and Counting.

Queries View - Standard

Apa yang kita perlu lakukan adalah click cursor pada Symbol Sigma (Total). Kita akan dapati Queries Design kita dibawah bertambah satu baris bertajuk "Total" dan cell dibawah "Kelululusan" dan "Peperiksaan" tadi tertulis "Group By" bermakna menggabungkan data yang sama dalam satu kumpulan.

Queries View apabila Butang "Total- Sigma" di pilih

Apa yang tertinggal lagi adalah mengira data dalam setiap group/kumpulan tadi. Caranya adalah dengan memasukkan satu lagi field "Peperiksaan" kedalam Queries tadi. Untuk Field ini tukar dari "Group By" kepada "Count".

Ada 2 Field Peperiksaan Dipilih- satu Group By dan satu Count

Dan kita dapat melihat terus bilangan orang yang mendapat keputusan 8A dalm PMR adalah seramai 2 Orang. Disamping itu kita jugak dapat melihat bilangan kelulusan untuk peperiksaan yang lain juga.

Bagaimana dengan tugasan No. 4?- Kata kuncinya adalah "Cina" dan  "Keturunan", bagaimana nak membuatnya, terserah kepada anda sebab teknik yang digunakan adalah sama dengan no. 3. Keputusan queries adalah seperti di bawah;

Wassalam.

MS Access: "Mari Belajar Memasak " - Menu Pertama (Sambungan 2)

Assalamualaikum,
Berbalik dengan rekod yang kita ada seperti dalam entry yang lalu,  saya mencadangkan kita  boleh membuat beberapa queries seperti di bawah.
1. Senarai Pelajar yang Mengambil SPM
2. Senarai Pelajar Perempuan yang Dapat 5A dalam UPSR
3. Bilangan Pelajar yang mendapat 8A dalam PMR
4. Bilangan Pelajar Cina didalam senarai peperiksaan
dan pelbagai lagi mengikut kreativiti masing2.

Untuk No. 1 dan No. 2, cara membuatnya sama seperti Queries yang kita buat mula2 sekali.
Untuk No. 1 keywordnya adalah "SPM" (satu saja keywordnya) dan untuk No. 2 kita Ada 3 keyword iaitu "Perempuan", "5A" dan "UPSR"

Apa yang kita perlu lakukan adalah masukkan (taip) keyword tadi dalam row kriteria dibawah fieldnya.

Untuk No. 1 Taip "SPM" dalam row kriteria dibawah field Peperiksaan - row kriteria lain pastikan blank.

Untuk No. 2 pulak Taip "Perempuan" : Field Jantina, "5A" : Field Keputusan dan "UPSR" : Field Peperiksaan.

Nota:
Untuk No. 1 dan 2, sebenarnya kita menggunakan teknik "Filtering" sebagamana yang terdapat dalam excell, tapi didalam MS Access kita boleh menyimpan filtering ini (Queries) berasingan didalam database yang sama untuk senang kita panggil balik kemudian. Contohnya setakat ini kita telah membuat 3 menu (queries) daripada 1 table dan kita namakannya Queries1, Queries2 dan Queries3.

Kita ada lagi 2 menu No. 3 dan No. 4 yang hendak dimasak. Menu kita dua ini lain sikit sebab hasilnya adalah bilangan (berapa?). yang 3 Queries kita dah buat tadi semuanya berkaitan dengan senarai. Jadi simboliknya disini, dalam set menu yang kita ada contohnya kalau kita memasak untuk kawan kita yang dah berkeluarga yang mempunyai anak dari umur 2 tahun higga 15 tahun, kita kena pelbagaikan masakan kita supaya mereka sekeluarga dapat menjamah masakan kita dengan berselera.
Paling kurang pun Kita mungkin masak ayam goreng (untuk kanak2), kari ayam untuk orang dewasa dan mungkin sayur campur udang dan cendawan (budak2 makan udang dan cendawan dan orang dewasa makan sayur)

Begitu jugak Queries kita yang pelbagai tadi mampu memberi kepuasan kepada sesiapa yang memerlukan informasi samada dalam bentuk senarai atau dalam bentuk bilangan- dua2 sama penting bergantung kepada keadaan.

OK untuk queries berkenaan bilangan cara mebuatnya sedikit berbeza. Dalam Access kita memanggilnya Summary Query. Namanya pun summary (ringkasan), jadi tepatlah apa yang dimaksudkan dari senarai yang berjela2 diringkaskan kepada bilangan megikut group yang dikehendaki.

Summary Queries ini amat amat penting untuk kita monitor (pantau) sesuatu sebab result yang kita dapat adalah bentuk ringkasan angka (bukan senarai satu persatu). Ini berkenaan dengan statisik yang akan membantu pemantau mengambil tindakan yang sewajarnya..

Kita akan bercerita panjang lebar pasal summary queries dalam next entry..

Wassalam


Nota Tambahan;
25 Nov 2012 Sample Table yang digunakan saya telah upload di Facebook
http://www.facebook.com/groups/353653968019858/files/

Bahan Terhad, Pelbagai Menu - Chef Yang Hebat

Assalamualaikum.. Jumpa Lagi..

Sebelum saya teruskan menulis, pernahkah anda melihat Rancangan Pertandingan Masakan dari Jepun yang dikenali sebagai "Iron Chef".
Secara ringkasnya pertandingan ini adalah antara "Iron Chef" iaitu Chef yang terhebat yang dipilih dengan seorang Chef pencabar secara 1 lawan 1.

Mereka dikehendaki memasak masakan menggunakan 1 bahan utama yang telah ditentukan pada hari tersebut. Contohnya Ikan Salmon.
Chef tadi mestilah menyediakan masakan yang mengandungi ikan salmon tadi dalam kesemua jenis masakannya. Chef boleh menggunakan bahan2 asas yang lain seperti sayur, tepung dan sebagainya untuk menghasilkan pelbagai masakan mengikut kreativiti masing2.
Masakannya tadi akan dinilai oleh Juri dan siapa yang tinggi markahnya dari segi rasa, kreativiti, persembahan akan menang dan sudah semestinya yang selalu menang adalah "Iron Chef".

OK, apa pula kaitan dengan MS Access? Seperti yang sebutkan sebelum ini, kalau table itu diibaratkan bahan2 mentah dan queries pulak menu atau masakan yang akan kita sediakan. Maknanya dengan pelbagai rekod yang kita ada dalam table tadi kita boleh membuat perlbagai queries untuk kegunaan kita sendiri ataupun orang lain.

Masih tak faham apa yang saya nak sampaikan.?

Ambil contoh kalau kita ada bahan mentah seperti bawang, tepung, ayam, minyak, halia, telur dan kunyit. Senarai masakan yang kita dapat hasilkan adalah seperti berikut.
1. Bawang Goreng
2. Ayam Goreng Halia
3. Ayam Goreng Kunyit
4. Telur Dadar
5. Ayam Goreng Bersalut Tepung
6. Cekodok Bawang

dan kalau Chef Wan pula mungkin dapat tambah lagi beberapa menu mungkin seperti dibawah
7. Ayam Bakar sumbat telur rebus(betul ka ni?)
8. Dada ayam goreng berbungkus telur dadar
9. Colek Kaki Ayam

So berbalik dengan rekod yang kita ada seperti dalam entry yang lalu, kita boleh membuat beberapa queries seperti di bawah.
1. Senarai Pelajar yang Mengambil SPM
2. Senarai Pelajar Perempuan yang Dapat 5A dalam UPSR
3. Bilangan Pelajar yang mendapat 8A dalam PMR
4. Bilangan Pelajar Cina didalam senarai peperiksaan
dan pelbagai lagi mengikut kreativiti masing2.
Cara nak membuatnya saya akan tunjukkkan nanti..atau tuan puan boleh cuba dulu..

Wassalam

MS Access: "Mari Belajar Memasak"-Menu Pertama (Sambungan)

Assalamualaikum..
Jumpa lagi! anda dah bersedia untuk memasak? Mula2 mari kita tengok balik apa yang kita ada untuk  masak:

1. Menu Kita (Dalam Kepala atau seeloknya  tulis atas kertas)

"Senarai Pelajar Lelaki Melayu yang Mendapat 5A dalam UPSR 2011" 

2. Senarai Bahan-bahannya yang hendak disediakan (Seperti Dalam Table Design View)

1. Nama Pelajar

2. Jantina 

3. Keturunan 

4. Kelulusan 

5. Peperiksaan 

6. Tahun   

3. Bahan2 yang telah disediakan (rekod senarai pelajar dan kelulusan seperti yang kita senaraikan -kita beli sikit saja (rekod yang kita masukkan) untuk cuba masak takut tak jadi nanti kan rugi)

Maknanya sekarang2 kita dah boleh mula memasak. Anda mungkin bertanya mana alat-alatan untuk memasak seperti kuali ka, sudip ka, blender ka - itu kita kira sudah tersedia sebab pokai la kalau setiap kali nak masak kena beli semua benda tu..

Cara nak memasak (Queries) step by step boleh didapati dalam link yang sama dalam entry sebelumnya. Anda kena  masukkan semua bahan2 tadi (6 senarai)- kalau tak masakan (menu) kita tak lengkap-atau silap2 tak menjadi langsung.

Queries anda akan kelihatan seperti dibawah- kalau tak dapat delete balik query tu, baca bahan rujukan tadi dan cuba lagi. Tak dapat jugak call saya 0123456789 (sure ada jawapan punye!)

Ini bentuk Queries Dalam Design View
Nota: Belah atas tu adalah senarai field (bahan2) yang terdapat dalam table. dan sebelah bawah pulak adalah field(bahan2) yang hendak digunakan dalam pembuatan queries kita.

Ini pulak Queries bila kita Run (!) ataupun dalam datasheet view.
Nota: kita masih belum dapat apa yang kita hendak tadi sebab kita belum set apa2 kriteria pun lagi. Senarai yang dipaparkan sekarang sekarang adalah sama macam Table (bahan2 mentah) tadi- masih boring?!







Berbalik kepada queries yang kita mahukan tadi..kita perlu setkan kriterianya terlebih dahulu dalam Design View Queries Tadi. Bagaimana caranya adalah teramat-amat senang- cuba tengok apa yang kita mahu seperti dibawah. Cuba kenal pasti kata kuncinya (keyword)
"Senarai Pelajar Lelaki Melayu yang Mendapat 5A dalam UPSR  2011"
Kata kuncinya Adalah;
Lelaki   = Jantina
Melayu = Keturunan
5A        = Kelulusan
UPSR   = Peperiksaan
2011    = Tahun
So langkah seterusnya adalah memasukkan (menaip) semua kata kunci tadi kedalam ruang kriteria mengikut field masing2  dalam  design view seperti dibawah;

Dah berjaya membuat seperti diatas anda akan mendapat senarai yang dikehendaki seperti dibawah (hanya seorang saja yang memenuhi kriteria). Tak percaya? cubalah check sendiri satu persatu dalam table..

kalau anda berjaya, tahniah sebab anda telah berjaya "memasak menu pertama", rasanya dah ada, tapi dari segi persembahan atau masa yang diambil.. jangan la berkira sangat untuk kali ini..

Sebelum mengundur diri,saya ingin bertanya, bolehkah kita memasak menu lain selain diatas dengan menggunakan bahan2 yang sama yang kita telah sediakan?
Jawapannya  mestilah Ya dan disitulah pentingnya kreativiti seorang Chef...

Jumpa Lagi.. Wassalam..

Nota Tambahan;

25 Nov 2012 Sample Table yang digunakan saya telah upload di Facebook

http://www.facebook.com/groups/353653968019858/files/

MS Access: "Mari Belajar Memasak "-Menu Pertama

Assalamualaikum..

Ingat lagi tak apa masakan pertama yang yang anda masak? Megi? - kalau setakat bubuh dalam mangkuk dan

masuk air panas, ni tak boleh dipanggil masakan lagi.

Paling kurang pun kena tumis bawang, letak sayur dan telur- barulah boleh dipanggil memasak.

Jadi Mari kita Mulakan membuat database dengan "menu" yang tak memerlukan bahan2 yang banyak.

Kita ambik seperti Post yang lalu dimana soalan kita (Queries) "Senarai Pelajar Lelaki Melayu yang Mendapat

5A dalam UPSR 2011" Maknanya kita Perlu Menyediakan Field (Kalau dalam Excell kita panggil Header) yang terdiri dari senarai berikut;

1. Nama Pelajar

2. Jantina (Lelaki, Perempuan)

3. Keturunan (Melayu, India, Cina,..)

4. Kelulusan (5A, 4A1B, 3A2B,....)

5. Peperiksaan (UPSR, PMR, SPM)

6. Tahun (2010, 2011, 2012...)

Menu dah ada, senarai bahan2 sudah ada jadi kita hendak lah membeli/atau mendapatkan bahan2 tadi untuk dimasak seperti yang kita plan. Dalam database maksudnya kita hendaklah memasukkan data-data yang kita rancang tadi dengan secukupnya barulah kita dapat menghasilkan masakan seperti menu kita.

Cara membuat table boleh dipelajari melalui laman web dibawah.. buat table dulu dan nanti kita akan masukkan data...

http://oit.montclair.edu/documentation/ms_office/office2007/access/Access_2007,_Introduction_11-27-07.pdf

Dah Dapat membuat Table seperti yang dikehendaki? Ia sepatutnya kelihatan seperti berikut.

Kalau "Design View" Kalau "Datasheet View"

Nota:

1. Inilah MS Access - Design View dimana kita nak Design Table tu, dan Datasheet View pulak lepas kita Design tadi kita nak tengok Design kita dah jadi macam mana dan kat sini barulah kita boleh masukkan data2 yang diperlukan (macam ms excell ya!)

2. Masa kita Design tu Kita Kena Namakan Header (Field Name) dan yang paling penting adalah Jenis Data yang nak disimpan samada nombor ka, text ka, tarikh ka dan sebagainya. Ini adalah elemen yang penting dalam table sebab kalau kita tak letak jenis data betul2 maka manfaatnya akan berkurangan ataupun tak berguna langsung. (kita cerita lebih lanjut kemudian sebab table kita sekarang pun hanya ada jenis text dan number saja- cerita lebih taku tak tercapai akal pulak)

Dan dibawah inilah bentuknya apabila kita sudah memasukkan data.

Bagaimana nak masukkan data? Taip ajelah data tadi satu persatu..... cara lain kita belajar kemudian.

So sekarang kita dah ada bahan mentah (Data) dan kita pun dah ada menu yang nak dimasak.

So bolehlah kita mula memasak ...

Entry depan kita sambung dengan proses memasak seperti menu yang kita rancang.

Wassalam...

Nota Tambahan;
25 Nov 2012 Sample Table yang digunakan saya telah upload di Facebook
http://www.facebook.com/groups/353653968019858/files/